数字化档案管理系统

一、系统简介

纸质档案电子化存储管理平台，完成文件扫描上传、分类归档、权限查阅、借阅归还、到期销毁全流程管控，替代传统文件柜，实现档案线上检索、永久留存，适配企业合同、资质、工单、客户资料、财务凭证、项目文档统一存档，可对接 CRM、售后、营销平台同步业务档案。

二、核心功能模块

档案录入电子化

支持图片、PDF、Word、Excel 扫描件上传；批量导入多份文件；自定义档案封面、编号、备注；自动生成唯一档案编码，支持附件叠加上传；纸质档案可登记存放柜号，线上线下双向对应。
分类目录管理

多级档案分类：公司资质、客户合同、售后工单、财务票据、项目资料、人事档案、宣传素材；自定义档案类目，支持新增、修改、合并分类；可设置档案密级：公开、内部、机密。
快速检索查询

多条件组合搜索：档案名称、编号、客户名称、日期、关键词、档案类型；全文检索 PDF 文字内容；收藏常用档案，一键调取；检索记录留存，方便追溯查阅记录。
档案借阅流程

线上发起借阅申请，填写用途、借阅时长；管理员审核通过后方可在线查看 / 下载；到期自动提醒归还，逾期预警；完整记录借阅人、借阅时间、归还时间，形成借阅台账；支持线下纸质档案领用登记。
权限分级管控

超级管理员、档案管理员、部门员工、普通查看者多级角色；细分权限：上传、编辑、删除、下载、打印、借阅；机密档案仅指定人员可查看；员工仅能查阅本部门档案，防止资料外泄。
档案生命周期管理

新增归档、正常使用、到期归档、过期销毁流程；设置档案保管年限，到期自动提醒；销毁记录留档，标注销毁时间、操作人员；支持档案延期保管申请审批。
水印与安全防护

文件预览自动添加账号水印，防止截图外传；限制下载、打印权限；操作全程日志记录：上传、修改、删除、借阅、下载行为；后台独立访问地址，搭配登录验证码。
数据备份与导出

数据库定时自动备份，防止档案丢失；单份 / 批量导出档案文件；导出借阅台账、档案库存统计表；支持 Excel 导出全部档案目录用于对账盘点。
业务系统数据互通

可对接 CRM 客户档案、售后工单、营销合同，业务单据自动归档入库；新增成交、售后工单同步生成对应电子档案，无需重复上传。